21세기의 관심은 정보화와 디지털에 있다. 대통령을 비롯하여 각계각층에서 정보화를 외치고 있으며, 교단에서도 정보화에 대비해 많은 관심을 기울이고 있다.
정보화는 신속성, 정확성, 편리성을 준다. 적재되어 있는 자료를 정보화 함으로써 업무를 신속히 처리할 수 있으고, 정확한 자료나 통계를 제공할 수 있으며, 그만큼의 편리성을 가져다준다.
2001년 1월 아시아지역의 인터넷 이용행태에 관한 통계에 따르면 한국은 전체가구의 37.3%가 인터넷에 연결되어 있으며, 또한 인터넷 이용자의 69.5%가 웹(WWW:World Wide Web)을 사용해 정보를 활용하고 있는 것으로 나타났다.
그러나, 교단의 정보화는 늦은 편이다. 원기 81년 ‘중앙총부 행정전산화’(WMIS:Management Information System)에 따라 중앙총부의 중요업무는 정보화되어 있지만 그 활용성이 다소 미흡하며, 교당의 경우 ‘보은이’를 통하여 회계업무 정도를 처리할 뿐이다. 특히 교구에서 활용할 수 있는 프로그램은 없는 형편이다.
원불교는 농경사회에서는 각광을 받았다. 그러나 산업사회에 들어오면서 그에 맞는 대처를 제때 하지 못했고, 사회는 어느새 정보화사회에 접어들었다. 산업사회에서는 자본이 힘이었다면 지금은 정보가 곧 힘인 것이다. 정보를 가진 집단은 앞장설 수 있고, 정보가 없는 집단은 뒤쳐질 수밖에 없는 것이다.
원불교가 21세기에 세계의 주역이 되기 위해서는 반드시 정보화시대에 맞게 대처하여야 할 것이며, 원불교 종합정보 시스템은 이러한 역할을 충분히 할 것이다.
원불교 종합정보시스템(WTIS)
WTIS(Won-Buddhism Total Information System)란 경영정보시스템(WMIS)과 이를 바탕으로 제공되는 교화정보시스템(WEIS:Edification Information System), 교도서비스(WMS:Member Service)를 가르키며, 대중매체로 활용될 웹진(Webzine: Web Magazine)등의 다양한 부가서비스를 포함한다.
‘경영정보시스템’이란 교당과 교구, 총부, 기관의 정보를 서로 공유하여 정확한 자료를 확보하고 불필요한 업무 및 문서를 줄이며 다양한 정보를 제공함으로써 교화 및 교단의 발전에 도움을 주는데 목적이 있다. 경영정보시스템으로 수집된 행정·교도자료는 교화정보시스템과 교도서비스에 활용된다.
‘교화정보시스템’은 교역자들을 위한 정보시스템으로 경영정보시스템을 통해 수집된 정보를 다양한 통계로 제공하여 교화기초자료로 활용하는 동시에 교화에 대한 정보를 서로 공유함으로써 교화발전에 도움을 줄 것이다.
‘교도서비스’는 경영정보를 통해 정선된 교도에 대한 자료를 활용함으로써 교도들의 다양한 활동을 제공하며 사이버교화로 연결될 수 있도록 할 것이다. 인터넷을 통해 사이버법회를 포함한 다양한 활동을 경영정보와 통합적으로 제공함으로써 체계적인 교도관리를 할 수 있도록 한다.
‘웹진’은 언론기관을 통해 제공되는 소식 및 문화정보를 보다 빨리 인터넷상을 통해 제공하는 서비스이며 원불교신문, 월간원광, 원음방송 및 교구신문 등이 포함될 수 있다.
기획실에서 구상하는 WTIS는 한 곳에서 제공되어 지는 것은 아니다. 경영정보는 중앙총부가 주체가 되어 전 교당·교구·기관에서 함께 활용될 예정이며, 교화정보는 교역자 각자가 자신의 정보를 타인의 정보와 공유해 나가는 것이다. 교도서비스의 주체는 총부나 교구가 될 수도 있으며 인터넷교당이 될 수도 있다. 웹진의 주체는 바로 언론기관이 될 것이다. WTIS는 전체를 구상하고 필요한 공간과 기술을 제공하며 각각의 연관관계를 유지하는데 목적이 있다고 볼 수 있다.
이에 따라 기획실에서는 WTIS의 기반이 되는 경영정보시스템 개발을 내년부터 추진할 예정이다. 업무분석과 여론수렴을 거쳐 원기87년 후반기부터 1년간의 개발에 착수하여 시험운영을 하며, 89년에는 전 교당에 적용할 예정이다.
WTIS의 역할
교화정체 요인의 하나로 교당교무의 과다한 행정업무량을 들 수 있다. 단독교무일지라도 갖추어야 하는 문서나 처리해야할 행정업무는 큰 교당의 교무와 같다. 그만큼 교화력이 떨어질 수밖에 없다. 매일 전표로부터 금전출납부 내력장 일지를 작성하고, 매주 출석 헌공금관리, 매월 시산표 교화상황보고서 의식보고서를 작성하며, 매년 예결산서 교화계획서 교화결산보고서 사업보고서를 작성하여 교구와 총부로 보내야 하며, 시시로 공문수발신에 교도관리 입교관리 등 해야할 일들이 많이 있다.
WTIS를 이용하면 이러한 일들을 대폭 축소할 수 있다.
교당회계의 경우 인터넷을 통하여 전표작성만 하면 금전출납부, 내력장, 시산표, 예결산서를 작성하거나 출력하여 보관, 발송할 필요가 없다. 자동으로 교구나 총부에서 보고를 받으며, 문제시에만 감사를 받으면 된다.
교도관리의 경우 입교만 하면 자동으로 원명부에 기록되어 교당에서 조회만 하면 되며, 교도개인카드를 작성하면 그 자료를 교구나 총부에서도 활용이 가능하고, 교도가 전출입이 되었을 경우에도 전출교당에서 입력만 해 주면 그 자료가 자동으로 전입교당으로 넘어가 자료의 분실을 방지할 것이다. 주별로 법회, 교화단의 출석을 체크해 놓으면 교화상황보고서를 작성할 필요 없이 교구나 총부에서 교화상황을 바로 파악할 수 있으며, 그에 따른 다양한 통계를 조회할 수 있다.
또한, 이러한 기능들은 ‘인터넷 종합일지’를 통하여 제공될 예정이기 때문에 일지를 따로 작성할 필요가 없으며, 교당 주요행사는 자동으로 교구나 총부로 보고되도록 할 예정이다. 또한 교단내의 공문은 종합일지를 통해 전자공문으로 제공되며, 교단의 중요사항도 수시로 제공할 수 있도록 할 것이다.
WTIS는 단지 문서를 줄이고, 업무를 단순화시키는 편리성에만 목적이 있는 것은 아니다. 정확한 자료와 통계를 제공함으로써 신속한 정책결정을 가능하도록 할 것이다. 현재의 업무처리로는 85년 교화통계가 86년 후반기에 나올 수 밖에 없었다. 즉 85년 1월의 교화통계를 비교하기 위해서는 1년반이 지나야 한다는 것이다. 그러나 WTIS가 적용되었을 경우에는 매주 교당별, 교구별, 월별, 년별, 기간별 비교와 같은 다양한 교화통계를 조회할 수 있기 때문에 정책결정을 하는데 정확하고 신속한 자료로 활용될 수 있다.
또한 교당의 연혁, 소개, 위치, 역대교무, 사진등 다양한 자료를 수집하여 기본적인 홈페이지를 제공하도록 하며, 교당설계도면, 지적도 등을 데이터베이스화할 예정이다.
정보혁명이 필요하다
WTIS는 교단의 대대적인 개편을 요구한다. 교당의 업무형태가 바뀌고 교구 및 총부의 업무도 조정이 필요한 형편이다. 그러나 단지 기존 업무를 전산화하는 하는 것은 아니다. 현재 업무에 대한 정확한 분석과 효율적인 운영방안을 산출해야 한다. 또한 이를 근거한 업무의 정형화가 필요하다.
정확한 통계를 위해서는 교당별, 교구별, 기관별, 부서별 업무의 통일이 필요하다. 교당회계의 경우 현재는 적요에 따른 계정과목의 적용기준이 각각 다르다. 세밀한 분류기준을 제공함으로써 회계담당자의 사견을 줄임으로써 정확한 결산비교가 가능하도록 해야 한다.
또한 업무정형화를 통하여 업무의 단절 및 변형을 막도록 해야 한다. 총부의 경우 인사이동이 잦은 관계로 업무 담당자가 바뀌었을 경우 일시적인 업무공백 현상이 발생되며, 전임자의 의도가 무시되거나 업무가 변형 또는 소멸되기도 한다. 이는 업무가 담당자를 기점으로 되어지기 때문에 발생되는 현상이다. 업무는 정형화된 업무편람(매뉴얼)에 의해 이루어져야 한다. 그래야만 담당자가 바뀌어도 업무가 바뀌지 않고 일관된 흐름을 유지될 수 있다. 이러한 업무정형화 및 업무편람 작성이 급선무이다. 업무정형화가 WTIS의 가장 중요한 부분이라 할 것이다.
교역자의 의식개혁이 필요하다
인터넷의 발전이 이 시스템을 가능케 하고 있다. 지난 10월 전화설문결과 89%의 교당이 컴퓨터를 사용하고 있으며, 그중 62%의 교당이 인터넷을 사용하고 있다. 11월 17일 현재 교역자광장에 가입하신 교무는 923명으로 60%에 이르고 있다. 교역자광장을 통하여 많은 정보들이 공유되고 있으며, 기타 웹사이트를 통해서도 많은 활동이 되어지고 있다. 또한 점점 많은 사람들이 인터넷을 활용하고 있으며, 그에 따른 요구들이 늘어나고 있다.
그러나, WTIS의 가장 큰 걸림돌은 바로 교역자에게 있다. 시대의 흐름에 따르지 못하고 과거의 제도에만 안주하거나, 회피할 경우 교단의 앞날은 밝지 못하다. 때문에 기획실에서는 다양한 방법으로 홍보하고 교육함으로써 전 교역자가 정보화시대를 선도하는 역군을 만들기 위해 노력할 것이다.
WTIS의 사용방법은 어렵지 않도록 개발이 되기 때문에 간단한 교육만으로도 업무를 처리할 수 있겠지만, 교역자들은 정보화에 대한 두려움을 없애고, 다양한 활용을 하기 위해서 미리 인터넷을 익혀 두는 것이 좋을 것이다.
얼마전 신문에 70넘은 할머니도 인터넷을 통하여 물건도 구입하고, 정보도 얻는다는 기사가 났었다. 또한 2000년 대통령 기조연설에 따라 초등학교 학생들은 전부 인터넷을 활용할 수 있도록 하여 인터넷을 사용하지 않으면 숙제도 할 수 없는 세상이 되었다. 그러나 교단의 주인인 30∼50대의 교역자가 인터넷을 사용하지 않는다면 원불교는 세상을 선도해 가지 못할 것이다. 새로운 시대는 이미 도래했다.
다양한 의견 수렴
WTIS는 교단을 새롭게 바꾸는 큰 사업이다. 이는 몇몇 사람들의 노력만으로 이루어지지 않는다. 출·재가가 모두 합심하여 이루어야 한다. 때문에 기획실에서는 출·재가 교도님들의 적극적인 관심과 다각적인 의견을 반영하고자 한다.
문향허기자
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