기록(records)이란 '어떤 기관, 조직, 단체 및 개인이 소관 의무 이행이나 업무처리 과정에서 생산, 수집, 보존하는 문서로서 기록매체(종이, 테이프, 디스크 등)나 형태에 관계없이 기록된 모든 정보'라고 정의한다.
하종희(특허청 기록연구관) 총부기록물관리자문위원은 중앙총부 기록관리 현황을 점검하고 중앙총부에서의 기록물 폐기가 소극적이고 불규칙하게 이루어졌다는 점, 보존상태 점검 및 조치를 실행하지 않은 점을 제외하고는 회의록이나 회계기록물의 생산관리 등 기본적으로 법규에 규정된 대로 성실하게 기록관리를 실천해 왔다고 보았다. 기록물 폐기에 관한 규정이 있음에도 폐기가 제대로 집행되지 않은 것은 보존가치를 지닌 기록물을 선별, 보존하는 것이 중요한 만큼 불필요한 기록물을 적시에 폐기하는 것도 기록물 관리보존에 소요되는 비용을 절감하고, 보존의 효과를 증대시키는 중요한 관리행위로 인식하지 못했기 때문이다.
교단 초창기는 〈월말통신〉 〈회보〉 〈사업보고서〉 등을 통해서 비교적 기록을 많이 남겨놓았다. 오히려 반백년기념대회를 기점으로 교단이 빠르게 성장함에 따라 많이 생성된 근래의 기록물이 많이 유실됐다. 교단의 기록물관리에 대한 심각한 상황을 총무부와 문화사회부의 실무자들이 인식하였고 또한 교단연표제정위원회에서 교단 중요기록물의 유실과 보존관리 부재로 교단역사를 정리하는데 많은 어려움을 겪게 되어 기록물 관리가 중요함을 새롭게 인식하게 됐다.
교단의 기록관리 실태는 상당한 문제점들을 드러내고 있다. 교단의 기록물 중 상당 부분이 관리되지 않아 많은 부분이 유실 방치되었고, 보존된 기록물도 제대로 활용할 수 없는 상황이다. 이러한 상황은 제도적인 측면에서 비롯된 문제가 가장 크다. 기록관리를 잘 하고자 해도 제도적 장치가 마련되지 않으면 구두선에 그치기 때문이다.
따라서 향후 교단의 기록관리제도는 무엇보다 그간의 제도적 문제점과 실제 기록관리에서 드러난 문제점을 토대로, 교단 자체의 면밀한 점검을 통해 보완되는 것이 바람직하다. 그래야 교단의 실정에 맞게 기록물을 적절히 관리보존, 활용하고 후대에 전승할 수 있을 것이다.
원불교신문
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