기록관리의 변화와 방향
1차적으로 보면 기록 생산자의 일상의 업무를 지원하기위한 행정적 가치이다. 법적 의무와 권리를 보호하기 위한 법적 가치도 있다. 또 재정상의 책임과 채무를 정립하기 위한 재정적 가치가 있다.
2차적으로는 조직의 활동에 관한 정보적 가치와 기관의 기능과 활동에 관한 사항을 증명하기 위한 증거적 가치가 있다. 그 외 역사적, 학문적 가치가 있기에 기록관리를 하는 이유가 된다.
이런 가치를 발현시키기 위해 많은 연구가 필요함과 동시에 과거의 업무방식에서 벗어나 지금에 개선된 방식으로 적용해나가야 교화사업 발전에 어려움이 없어질 것이다.
국가에서는 2005년도에 기록관리현식단 신설이 되고 공공기록물관리에 관한 법률이 전면개정 되면서 본격적인 기록관리체제를 이뤄내고 있다. 성남시에는 국가기록원, 대통령기록관, 나라기록관이 있다. 대전광역시는 대전기록관, 부산광역시 역시 역사기록관이 있어 활발히 국가 기록관으로서의 면모를 갖춰 국가기록을 관리하고 있다.
또한 국가기록원에서는 우리나라 국·공립대학은 물론하고 사립대학까지도 기록관을 의무대상 기관으로 선정했다. 이는 국가 공공기록물관리법 시행령에 의거해 기본계획 수립과 기록물 관리 지도 감독에 들어가고 있다.
이런상황 속에서 교단의 기록관리는 어떠한가? 원기9(1924)년 불법연구회 창립이 되면서 익산총부에서는 직제가 편재 됐다. 서무부, 교무부, 상조조합부 사무가 개시 되면서 문서기록이 본격적으로 이뤄지기 시작했다. 원기12(1927)년에 비로소 법규인 불법연구회 규약이 간행됐다.
원기32(1947)년 〈원불교 교헌〉 간행, 교명을 원불교로 변경하면서 교헌개정 또한 이뤄졌다.
원기47(1962)년이 되면서 전무출신규정 등 법규들이 생겨났다. 이후 원기78(1993)년에 비로소 문서관리규칙이 제정됐다. 원기88(2003)년에 반백년기념관3층에 총무부 문서고가 설치됐다. 그리고 원기93(2008)년에 비로소 문서관리규칙이 개정되면서 제4장 문서보존 제59조에 기록보존소란 말이 나온다.
한편 교정원 문화사회부에서는 사료 업무와 도서자료실 운영의 어려움을 겪던 중 원기95(2010)년 3월 총부기록관리준비팀이 구성됐다. 같은해 4월 국·내외 기록관리기관 견문을 통해 보고서를 내면서 그 인식이 증대됐다.
몇 년 동안 준비과정을 거친 후 원기98(2013)년 원의회 결의로 도서자료실을 기록관리실로 변경 결의됐다. 그리고 10월에 기록물관리규칙이 제정 공포 되면서 기록관리 체제로의 시작을 한 것이다. 현재는 반백년기념관이 원불교기록관 기능이 부여 되면서 3층에 기록관리실과 보존고, 열람실이 마련됐다.
향후 장기적 과제로는 원기108년을 기점으로 원불교기록원, 종법원기록관, 중앙기록관, 교구기록관, 해외기록관 등이 설립운영 되어야 한다. 그 기초 작업을 탄탄히 해갈 수 있도록 우리는 노력해야 할 것이다.
또한 문서관리규칙과 기록물관리규칙의 상위법인 원불교기록관리규정, 원불교기록관규정과 그 하위법인 기록물분류규칙, 기록물표준화규칙, 기록물폐기규칙, 기록물생성규칙, 원불교저작권규칙 등 법규들을 갖춰야 한다. 원불교의 모든 기록들이 고스란히 보존 활용될 때 비로소 세상을 구제할 교화의 기초정보의 역할과 고유의 정보적 가치가 발현되기 때문이다.
이를 위해 그 선행과제로 원불교기록관 정립과 원불교기록분류기준표, 생성기관코드화, 기록표준화를 연구 마련되어야 한다. 또한 전자기록화, 문서결제시스템, 기록관리시스템, 영구보존시스템을 구축도 필요하다. 기록의 생성부터 분류, 보존, 활용에 이르는 과정을 원활히 수행하기 위해서이다. 이러한 세부 규정들이 마련된다면 과학과 도학 발전의 기반이 될 것이다.
<문화사회부 기록관리실>
고대진 교무
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