제도화란
원불교기관에서의 공문서란 교단의 기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행된 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드 및 전자문서를 포함한다)와 교단(교당·기관)이 접수한 모든 문서를 말한다.
기록물이란 본교에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자기록물 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 이에 대한 개념은 문서관리규칙 제3조 정의와 기록물관리규칙 제3조 정의에 잘 나타나 있다. 이러한 기록에 대해 정의하고 관리하는 법규가 마련되었고, 이에 대해 공적활동이 개인이나 조직에 일정한 양식이나 형식 그리고 관습으로 되도록 하는 것이 제도화이다. 이렇게 되려면 법규와 시스템을 갖춰 업무자 기록교육과 행동지침이 이뤄져야 한다.
기록관리 제도화는 ▷업무부서의 직무와 직결 ▷의사소통 및 의사결정, 업무권한 및 업무책임 등과 관련 ▷업무행동의 내용(정보)과 사실(증거) 담기 ▷업무담당자를 비롯한 모든 구성원 관련 ▷작성자 개인의 것이 아닌 조직 및 공공의 자산이기에 그 필요성을 지닌다고 할 수 있다.
제도화의 기본방향 역시 ▷합리적이고 투명한 교단 실현의 요구 수용 ▷지식정보화 교단으로의 재편과 문화주의의 지향을 수용 ▷기록관리 원리의 보편성 이해와 기록관리 환경의 특수성 반영 ▷과학적 관리방법론에 기반과 교단적 관리방법론의 개발 ▷기록의 형식과 특성의 변화에 따른 관리기술의 진전이 적용되어야 한다.
제도화 따른 전반적 법규 정비 시급
합리적이고 투명한 실현 요구 수용
지식정보화 교단으로 재편
기록 관련 법규 정비
현재 기록관련 법규는 문서관리규칙과 원불교기록물관리규칙이 있다. 이에 대한 상위법과 하위법은 존재하지 않는다. 이는 제도화의 어려운 현실인 점인 동시에 이를 극복하기 위해서는 기록관리의 체계인 현용단계(처리과), 준현용단계(기록관), 영구보존단계(영구기록물관리기관)에 합당한 임무와 권한을 부여하고 조직을 개편하며 시설, 장비, 인력을 의무화하는 등에 대한 법적 근거 즉 규정, 규칙, 예규를 마련해야 한다.
처리과의 기록관리는 ▷업무활동을 담은 일체의 기록정보로 확대 적용, 특히 사실규명에 필요한 핵심기록의 생산 의무화, 전자시스템에 의한 기록 생산 관리 의무화 ▷등록은 공적활동 입증할 모든 생산, 접수된 기록정보의 등록, 전산방식의 절대적 고유번호 부여, 통제 강화 ▷분류는 조직분류, 기능분류 등의 체계화 업무기능과 업무활동에 근거한 분류체계 수립 ▷편철은 단위과제별 편철기준 수립, 사안별 편철, 업무진행순 편철 ▷정리는 준활용단계로 진입한 기록을 대상으로 기록을 고정화시키는 방법, 재정리 순이다.
원활한 기록관리를 위해 먼저 기록관의 설치가 필요하다. 교단 주요 기관과 모든 기관에서는 기록관리실이 설치되야 한다. 또 기록관리기준표에 의한 관리가 되어질 때 동질성을 갖게 되므로 기록시리즈(단위과제)에 일관된 관리조치 적용(보존기간, 보존장소, 보존방법, 접근권한, 비치기록)이 필수다.
이관기록접수는 업무처리 종결된 준활용단계 기록을 2~9년 내에 기록관에 이관하여 보존한다. 이에 따른 보존관리는 비전자 기록의 경우 원활한 활용을 위하여 전자화하여 관리해야 한다. 기록의 평가 및 폐기는 심의 등을 정규화하거나 제도화시켜야 한다. 기록 공개 및 이용은 투명행정 및 지식정보화 요구에 부응해 비공개기록의 5년 주기 공개 재분류 제도화가 돼야한다. 또한 영구기록물관리기관으로 이관 시 보존기간 30년, 준영구, 영구 등 가치 높은 중요 기록일 경우 이관 시기를 업무종료 후 10년째 되는 해로 해야 한다. 중앙총부 등 영구기록물관리기관의 설치는 중앙기록물관리기관, 종법사 기록, 수위단회기록, 중앙교의회기록, 교정원, 감찰원 등 직속기관기록을 포함한다. 기록 수집은 생산현황통보 자료에 근거하여 이관시기 도래한 기록의 수집계획 수립과 통보로 이뤄져야 한다. 보존 평가 및 활용은 보안환경, 보존환경 등에 만전을 기하도록 현대적이고 과학적인 설비 의무화, 이중보존 제도적용, 보존매체수록 등이다.
특수기록관리도 체계적으로 이뤄져야 한다. ▷전자기록-전자기록생산시스템(전자문서시스템 등), 기록관리리시스템 RMS, 영구기록관리시스템 AMS ▷시청각기록-시청각의무생산, 시청각기록 정리, 30년 이상 기록 5년 이내 이관 ▷간행물-발간등록제, 분류, 납본3부 ▷행정박물-행정박물등록, 생산현황통보 및 이관대상지정, 이관 등이다.
지금까지 설명한 내용을 중심으로 교단적 제도화에 심혈을 기울여야 한다. 이는 교단에서 하는 모든 일이 투명성과 정확한 근거에 의해 진행되고 있음을 증명하기 때문이다. 이렇게 될 때 교화발전으로 원불교 문화의 맥락이 이어져 후대의 발전을 기약 할 수 있을 것이다.
<원불교기록관리실>