그렇기에 기록평가의 개념은 기록의 가치와 의미를 분석하여, 기록의 보존 및 폐기 여부나 보존기간을 결정 또는 영구(장기) 보존의 필요한 기록을 선별해 영구보존하도록 결정하는 것이다.
이 개념을 이해하기 위해서는 ▷업무수행기록화-기록화여부, 기록방식의 선택, 기록재료 선택 ▷기록의 등록-획득 여부, 등록사항 결정, 공개여부 ▷기록의 유지-업무상 참조, 법규상 준수, 증빙용 활용 ▷영구(장기) 보존-다양한 가치, 안전한 보존, 교단적 활용 ▷기록의 맥락 내용 구조 확인-업무행위, 이해관계, 성명책임, 구성 및 특성 ▷공식기록인증-필수기록, 위험평가, 메타데이터, 보안, 정보화 ▷기록이용분석-유한보존, 재정적 가치, 비활용시 폐기, 중요기록 선별 등이 모두 기록평에 있어서 그 개념에 포함된다.
기록을 평가하는 기초 이론
①생산자 중심의 평가- 기록관리자나 역사가의 사후 평가가 아닌 업무진행 중의 담당자 중심으로 업무상 필요를 중심으로 한 평가, 업무 종료 5년 후 1차평가, 25년 후 2차평가 실행하는 방식의 영국식 평가체제 ②기록의 가치와 아키비스트의 선별-1차가치:업무상의 이용도, 행정가치, 법무가치, 재무가치. 2차가치:업무외적 이용도, 증거가치, 정보가치 그리고 '기록의 생애주기'에 입각한 미국식 평가체제 ③조직과 기능분석-기록 생산 목적의 기능분석, 정보 중요성의 내용분석, 희소성이나 연계성 등의 맥락분석, 이용분석, 비용대비 효과분석 등과 기관의 위계 등 기록의 조직적 출처만이 아니라 기능적 출처의 중요도 분석하며, 업무기능 및 업무활동을 기반으로 한 분류체계와 결합한 거시평의 기본틀로 적용한다. ④기록화전략-기록관리자나 역사가의 개인적 견해, 기관 자체의 규정과 같은 지엽적 특징적 의견에 대한 비판. 객관적이고 공신력 있는 전문가들의 집단분석, 대중의 의견에 기반한 기록화 수행. ⑤보존기간의 부여-기록 생산의 목적에서 유래한 업무상의 참고 이외의 다양한 활영에 이용되는지를 분석, 유한보존과 영구보존 두 종류로 구분, 교단적 역사적 문화적 활용 필요하면 준영구 보존대상으로 설정한다.
법규상 기록평가제도의 구성
①문서관리규칙에 보존기간의 종류는 1년, 3년, 5년, 10년, 준영구(11년이상), 영구로 되어 있고, 보존기간 기산일은 당해문서(최종적으로 종결한 최근문서)를 처리 완결한 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다. ②보존기간별 책정기준은 규칙에 아직은 구체화 되어 있지 않았으나 보존기간책정을 하려면 우선 '보존기간기준표'가 있어서 단위과제별로 보존기간 기준 값을 책정하고 영구보존기관에서 특정 단위과제의 기록을'영구'로 지정이 가능하다.
영구 및 준영구 대상의 선별에 기록관과 영구기관이 유의하는 것이 현명하며 이에 대한 법적 제도를 마련해 객관적 평가가 이뤄져야 하는 과제가 남아있다.
현재 원불교에서는 행정기록에 대해서는 '문서관리규칙'에 의거해 문서를 생산하고 보존기간책정은 선행문서에 정해져 있는 보존연한을 새로운 문서철에 계승하고 있어 기록의 가치판단이나 평가는 이뤄지지 않았다. 그러나 전자에서 말한 바와 같이 기록의 평가 개념과 기록평가기초에 기반을 참고하여 '기록물관리규칙'에 그 기록물에 대한 평가기준이 마련되어야 하고 그 다음에는 기록의 폐기와 재평가와 같은 일들을 평가심의 하도록 제도적 장치가 필요할 것이다.
한편, 행정기록이 아닌 비행정기록의 수집 평가의 기준은 다음과 같은 가치기준이 있다.
①역사적 가치-역사 서술에 필요하거나, 역사적 이해를 촉진하는 것. ②문화적 가치-원불교 문화나 일상적인 교도 삶의 방식을 반영하는 것. ③증거적 가치-특정한 사실의 규명에 필요한 것. ④대표성-보편적인 생각과 감정, 면모 등을 대표하는 것. ⑤연관성-교단 내외의 다른 주체나 사건, 업무 등과 관련 있는 것. ⑥상징성-직간접적으로 중요한 사실이나 내용을 대변하는 것. ⑦특이성-특징적, 예외적 현상이나 내용 등이 표현 된 것. ⑧희소성-내용과 형식 등이 독특하고 예외적으로 희소한 것 등이 기록의 가치에 따른 평가가 이뤄진다.
<원불교기록관리실>
고대진 교무
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