전자기록 또한 전통적인 종이 기록과 마찬가지로 매체(정보를 물리적으로 전달), 형태(정보를 전달하는 표현 규칙), 사람(기록이라는 수단을 통해 행위하는 주체), 행위(상황을 생산, 유지, 수정하거나 삭제하는 수단으로 기록을 만들어내는 의도적 실천), 맥락(행위가 발생하는 법적 행정적 틀), 기록의 결합(각각의 기록, 이전이나 이후의 기록을 동일한 행위에 관련된 모든 기록과 연결하는 관계), 내용(기록을 전달하고자 하는 메시지)으로 구성된다. 이는 종이기록방식에서 전자적 매체에 기록하는 방식으로 이동하면서 신속한 생성, 전달, 복제 등 편리성도 있지만 사실상 다루는 데에는 기술과 전문지식이 필요하다.
현재 교단 내에서는 원불교적 전자 기록시스템 일명 'WonTIS'가 도입 되면서 회계관리, 교도관리 등 각종 행정업무를 종이가 아닌 전자기록형태(데이터)로 데이터베이스(DB)에 담기고 있다. 그러나 아직 '전자문서관리시스템'과 '기록관리시스템'의 도입은 아직까지는 현실적으로 어려워 보인다. 왜냐하면, 종이기록과 전자기록 두 가지를 혼용해 사용하고 있는 실정에서 결정권자나 업무자들이 기록관리체계(생성, 분류, 평가, 기술, 활용(공개), 영구보존, 폐기 및 전자기록)에 대한 이해나 기록지식이 부족한 상태에서 'WonTIS'를 도입 적용해 왔고 현재에도 원불교 포털을 구축해 사용하고 있다.
원불교 전자기록화의 과제
첫째, 원기1년에서부터 원기100년의 역사 속에 생성 되었던 종이기록물의 수집 정리 후 보존가치가 있는 기록들을 디지털화 하고 현재와 미래의 교화·사업에 원불교기록정보의 활용도를 높여줘야 한다.
둘째, 교단의 모든 업무자는 기록관리체제 속에 신속하고 효율적으로 기록을 생산, 이관, 분류, 보존, 활용, 폐기 되도록 법적제도를 보완하고 기록관리의 전문기관인 '원불교기록관'을 구축한다.
셋째, 전 교단적으로 교화와 사업을 하는데 있어서 그 기능과 역할을 충실히 할 수 있는 '기능분류' 체계를 마련하고 단체와 기관을 코드화 한 후 기록관리체계에 따른 전산시스템(문서관리시스템, 기록관리시스템, 영구보존시스템)을 도입 후 불필요한 기록은 억제하고 필요한 기록을 생산하게 하여 보존함과 동시에 그 축척된 기록정보가 즉시 목적사업에 쓰여질 수 있도록 한다.
전자기록화 작업
현재 기록관리실에 입수 된 종이기록들 중 원기60년 이전의 기록물은 산성지에 기록이 되어 있어 열화현상이 심해져 바스락거리며 쉽게 부서져 그리 오래가지 못할 것이기 때문에 현재의 그 모습 그대로 디지털화해서 저장매체에 옮겨야 한다. 그 기록을 전자매체에 옮기는 방법은 보유한 스켄장비(오버헤드스케너, 필름스케너, 문서스케너)를 활용하여 스켄한다. 전자문서포멧은 가장 활용도가 높은 미국기업 어도브사에서 개발한 아크로벳 프로그램을 활용하여 확장자명 PDF 파일로 생성하여 저장매체(HDD 또는 M-disk) 담아 보존한다. 저장매체에 대한 학설이 분분하나 일반 CD,DVD는 유기성 물질에 레이저로 녹여 기록하므로 오래 보존하기에는 변질 될 우려가 많아 오래보존하기에는 적합하지 않으므로 블루레이DVD, M-disk와 같은 바위와 같은 무기성 물질로 만들어진 기록매체를 활용하여 저장하고 보존한다.
또한 사진이나 필름은 스케너를 이용해 JPG 포맷으로 생성 한다. 이미지 포맷은 여려가지가 있으나 현재 기술로 가장 효율적이고 활용도가 높은 JPG포멧으로 보존한다.
영상물 또한 아날로그방식과 디지털방식과 포맷방식과 종류도 다양하지만 그 효율성과 활용도를 감안하여 고화질 MPG 파일로 생성 보존한다.
전자기록화에서 기술적 진보와 기록정보를 오래 보존하고 호환성이나 활용도에도 문제가 없는 것이 항상 걸리는 쟁점(화질을 좋게 하려면 파일용량이 커서 저장매체에 드는 비용이 증가하고, 압축을 많이 하거나 저장용량을 따지면 화질이 떨어져 활용가치 또한 좁아진다)이지만 현재 시점에서 시대의 흐름에 따른 변화에서도 내 기관에서 가장 효과적인 점을 찾아 디지털화해야 한다.
이제 원불교100년이 되는 이 시기에 기록혁명이라는 새로운 출발선상에서 초기당시의 철저했던 기록정신을 이어받아 종이기록의 시대에서 전자기록의 시대로 변화하는 과정에 놓여 있지만 원불교는 과학문명을 수용하고 정신문명을 일으키는 최첨단 종교로서의 발판이 되기를 염원한다.
<원불교 기록관리실>
고대진 교무
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