일찍이 정산종사는 회상창립 창건사 서문에서 '역사는 세상의 거울'이라했고 '어느 시대를 막론하고 모든 일의 흥망성쇠가 이 역사에 나타나는 까닭이다' 했다. 또한 '지명, 연대 뿐만 아니라 그 때의 대세와 그 주인공의 심경과 그 법도 조직과 그 실행 경로를 잘 해득하여야 능히 그 진면을 볼 수 있다'고 하였다.

이에 원불교 기록관리는 모든 행정기록은 물론, 그 시대에 살았던 사람들이 생산한 대부분의 기록들을 수집해 그 본의가 드러나도록 해야 한다. 그렇다면 그 본의는 무엇일까? 그 해답은 '원불교기록관리'에 있다고 기록관리자로서 단언할 수 있다.

첫째는 행정문서에 국한 하지 않고 공무 중에 생산 되거나 수신된 모든 기록물을 대상으로 관리한다(기록물범위). 둘째는 꼭 필요한 기록을 생산하게 하고 불필요한 기록을 생산 못하게 하여 재정적 시간적 낭비를 줄인다. 이는 곧 원불교 목적사업을 본위로 일하게 하고 수많은 곁가지에 치중하지 못하게 한다(업무의 효율성). 셋째는 원불교 내에서 모든 기록 생산은 일정한 규칙으로 표준삼고 생산 될 때에는 꼭 필요한 기록이 되도록 한다(기록의 표준화). 넷째는 원불교기록정보를 쉽게 찾아 볼 수 있도록 생산으로부터 보존에 이르는 과정을 순조롭게 하고 일관성 있는 기록의 흐름이 될 수 있도록 한다(기록의 분류체계). 다섯째는 기록을 관리하는 전문기관을 건립하여 원불교기록 전반에 관여하게 하고 각각의 기록물에 대해 그 역사를 기술하게 하며 평가와 보존 그리고 폐기가 잘 이뤄질 수 있도록 한다(원불교기록관).

이와 같이 원불교 교단 내의 '문서관리'에서 '기록관리'체제로의 변화는 원불교100년대를 열어가는 기초가 된다. 현재 교정원에서는 원불교기록관리실을 두고 기록관리체제로 변화(원불교기록관) 되도록까지 정책사업의 하나로 진행시키고 있다. 이는 교단 규모에 비해 아주 작은 부서 산하에 두고 있지만 앞으로는 전자에 언급한 바와 같이 원불교기록관으로서 이 모든 기능을 수행하려면 그 시대의 교정정책 변화에 영향을 받지 않는 위치와 독립기관으로서의 영역이 확고하게 정해져야 한다.

한편 교단내 조직 구조 개혁과 각각의 단체가 갖는 기능과 역할을 분명하게 하고 그 직무를 충실하게 그 기능과 역할이 기록 분류체계로 적용되도록 해야 한다. 현대의 기록분류체계는 각 기관과 조직이 갖는 기능과 역할에 대해 분류체계를 삼고 있기 때문에 업무의 체계와 효율적 기능 수행이 바로 기록으로 나타난 까닭이기 때문이다.

다시 강조하지만 기록관리는 적절하게 생산하게 하고(기록화), 체계적으로 관리하여 효율적으로 사용하게 하는 일(현용기록관리)이며, 생산 접수된 기록 중에서 영구 보존 가치가 있는 기록을 식별하여 적절한 보존환경에서 보존하여 검색 이용할 수 있게 하는 일(보존기록관리)이다.

결론적으로 100년성업이 끝나고 난 후 교단은 원기108년 교단 제3대 3회말을 준비해야 한다. 교단 제4대를 향한 기초는 '원불교기록관'건립과 함께 기록관리체제가 자리를 잡아가야 되기 때문이다. 이는 과거의 원불교 역사를 빠짐없이 보존하고 그 기록정보가 가치 있게 잘 활용 되었을 때 교단의 미래가 있다고 보기 때문이다. 원불교역사는 기록으로 남는다!

<원불교기록관리실>
저작권자 © 원불교신문 무단전재 및 재배포 금지