교정원 역점사업 톺아보기
문화사회부 교단기록사업
수위단회 사무처가 주관하는 이 사업은 원불교기록관리실에서 맡고 있다. 기록관리실은 역대 수위단회에서 생산된 회의록(종이문서)을 안전하게 보존하고, 전자기록물로 생성해 검색이 가능하도록 작업하고 있다. 회의록·녹취록·부의록 등이 전자문서로 탈바꿈하기 위해서는 여러 단계의 과정을 밟아야 한다. 전자기록화 작업과정은 이미지 얻기(고해상도), 복원(인위적 훼손 부분), 가공(전자문서 제작용), 전자문서생성(열람용), 색인작업 및 완성, 검수, 보존매체저장 등 이다.
고대진 원불교기록관리실장은 "수위단회 회의록 공개 요구는 예전부터 꾸준히 제기돼 왔던 사항이다"며 "수위단회 회의록 전자기록화 사업은 최상위 교화단과 저단 교화단 간의 쌍방 소통이라는 점에서 주목받고 있다. 교단 통치과정이나 중요결정 사항을 한 눈에 살펴볼 수 있어 대중의 관심이 많은 것 같다"고 말했다. 수위단회 기록은 회의록·녹취록·부의록(안건 주요 내용 등)으로 구분되는데, 업무 담당자 임의로 문서철을 해 각각 분철되는 경우가 많았다.
이번 사업으로 분철돼 있던 3가지 기록물은 1회기로 묶어내는 작업도 동시에 진행된다. 또한 초기 수위단회 회의록이나 문서들은 영구보존문서이기 하나 종이나 잉크 등의 훼손이 심각한 상태여서 복원작업이 시급한 상황이다. 영구보존에 맞는 복원과 관리로 전자기록화 작업을 실행하고 있다. 제217회 정기수위단회(원기100년) 회의록까지 전자기록화 작업을 추진한다.
교단초기문서 전자기록화 사업도 같은 방식으로 전자기록화가 진행된다. 교단초기문서는 소태산 대종사 대각(원기원년) 이후 불법연구회(원기32년) 시대까지를 말하는 것으로 정기간행물인 〈회보〉, 〈월보〉를 비롯해 회원들의 입회 원서, 수행일기, 편지, 사진, 중앙총부 각 부서 생성 문서 등이 포함된다.
고대진 교무는 "교단초기문서 전자기록화 사업은 수위단회 회의록 사업보다 더 방대하고, 작업량도 많아 사업기간을 2년으로 잡았다"며 "현재는 수위단회 회의록 전자기록화 작업을 하고 있어서 교단초기문서를 돌아볼 겨를이 없다. 그동안 수집된 교단초기문서들을 정리해서 복원할 것은 복원해 자료로서 활용가치를 높이겠다"고 밝혔다. 교단초기문서 역시 종이의 산성화가 진행돼 복원작업이 요구되고 있다. 보존가치가 높거나 보존기한을 맞춘 폐기, 혹은 재평가를 통해 복원할 것인지를 평가해 진행한다는 방침이다.
교단에서는 문서관리규칙을 제정한 이후 문서분류번호 기준표에 맞춰 문서를 생성하고 있다. 류·강·목 세단계로 구분하고, 류에는 100총기, 200교화, 300총무, 400재무, 500교육, 600공익, 700문화, 800국제, 900감찰 같은 업무부서에 따른 현용기록 중심의 문서분류법을 사용하고 있다.